弊社ライズプランニングはテレビ局出向型の番組制作会社です。
主に情報・報道番組の制作に携わっています。
弊社に所属してテレビ業界のお仕事を始める方のほとんどが、「初めてテレビ業界のお仕事をする人」です。
そのため、弊社では事前に研修を行っており、その中でやるものの一つに電話対応があります。
なんだそんなことか〜！
と思われる方がも多いと思いますが、実かこれが本当に大事なのです！
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アシスタントディレクターの電話一つで左右されるものが多くある
電話は普段からするものですから、そこまで重要なお仕事とは思わないかもしれません。
専門性のあるお仕事でもないですしね。
ですが、アシスタントディレクターの電話一本で、撮影現場は大きく影響を受けることがあります。
例えば、弊社が制作に携わっている情報・報道番組といった番組は、飲食店などのお店にロケに行かせていただくことが多いです。
みなさんも情報番組を見ていて
今SNSで大バズり中のカフェがこちら〜！
というようなロケを見たことがあると思います。
こういったロケでは、アシスタントディレクターがリサーチと呼ばれる「番組で扱うネタを探す作業」をしてお店を見つけ、電話をかけて取材交渉をし、お店に取材に行かせて頂いています。
こういったリサーチとアポ取りの仕事は、アシスタントディレクターになったら大体どの現場でも真っ先にやる業務になります。
アポ取りの時点でスタッフの印象が悪い、ということが理由で撮影を断られることもあるでしょう。
どれだけ取材先のフォローができるかで、撮影のやりやすさも変わってきます。
撮影が押してしまって、ロケに行くはずだったお店にロケに行けないこともあります。
そういう時の電話の仕方によっては、「もう絶対テレビの取材は受けない」と取材先に思わせてしまうこともあります。
電話対応がどれだけ大事なことなのか、ということがお分かりいただけるかと思います。
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スタッフルームでの電話対応の仕方
では実際にテレビ局のスタッフルームに居る時、かかってきた電話にはどう対応したら良いのでしょうか？
素早く出る
まず大切なことは、なるべく素早く電話に出ること。
とにかく電話に早く出る、というのはやはり印象が良くなるための一つの要素だと思います。
名乗り
電話に出る時は、「はい、(番組名)AD・●●です」と名乗って対応します。
- 相手がスタッフなら「お疲れ様です。」
- 外部の方なら「お世話になります。」
と挨拶します。
誰宛の電話か、正確に情報を聞き出す
デイリーの番組なら、100 人近いスタッフが居てもおかしくありません。
例えば、「佐藤さん居ますか?」と言われても、佐藤さんは複数人いることは珍しくは
ありません。
間違えた取次ぎをしないコツは、スタッフリストなどを先輩にもらい、把握することです。
始めのうちは顔と名前が一致しなくても仕方ありません、
番組によってコーナーの違いはありますが、「佐藤が複数名おりまして、どちらのコーナーの佐藤ですか?」や「下の名前はお判りになりますか?」、「男性の佐藤でしょうか? 女性でしょうか?」など、
スタッフを把握することで確認の方法は見つけることができます。
情報をしっかり聞き出して、電話を切った後に困らないようにしましょう。
電話をかけてきた相手の情報もしっかり聞き出す
電話をかけて来た相手もちゃんと確認しなくてはいけません。
苗字しかわからず電話をかけてきたり、「こちらの番号から電話があったので…」と
局内の誰が担当者なのか、分からないままに電話をかけてくる方もいらっしゃいます。
その場合は、「すみません、確認しますので会社名(所属名)とお名前をもう一度よろしいでしょうか?」と正確な相手の情報を確認し、
「●●社の●●さんに電話された方いますか!」と大きな声でスタッフに聞きます。
実際に名前を間違えていて、電話をかけたスタッフが気づけないトラブルも時々見かけます。
折り返しの電話を頼まれたときは、先方の電話番号が聞き間違えていないか復唱して確認しましょう。
「念の為復唱させて頂きます」と言って、メモをしたお名前と電話番号を再度復唱すればOKです。
取材相手によっては、メールや SNS でしか接触ができず、ようやく連絡がとれたのに
電話番号を聞き間違えて再度メールで…ということが起こったりしますので慎重に…！
準備をしてから電話をかけることが大事
こちらから電話をする時は最初は緊張すると思いますが、
何を喋るか、ということをあらかじめメモにまとめておいて、メモができる紙をペンを用意してから電話をかけることである程度、テンパらずにかけることができます。
全てをメモしておく必要はないですが、
例えば、
- はじめまして、〇〇局の〇〇という番組でアシスタントディレクターをしています〇〇と申します。
- 今回〇〇○といった企画で取材させていただけるお店を探しておりまして、そちらのお店がSNSで話題になっているのを見つけ、ご連絡させて頂きました
- 取材は可能でしょうか？
- 可能であれば→条件や時間を聞く
- 担当者の名前を伝える
くらいのメモをしておくと、安心して電話をかけられると思います。
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